Benchmarking: como aprender com o seu setor

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Melhorar processos, otimizar sistemas, tornar o seu empreendimento mais eficiente? Estas questões rondam a cabeça de muitos gestores, mas como realmente colocar os pontos fortes e fracos na ponta do lápis? As referências de uma administração eficiente são as táticas e aplicações bem definidas,  saber se se está obtendo um bom desempenho e como melhorá-lo. Isto pode parecer um mistério, mas com a prática do benchmarking é possível aprender com o seu setor.

Para começar, as organizações necessitam conduzir de forma eficiente seus procedimentos internos, gerenciando seu relacionamento com seus clientes internos e externos, buscando a melhor maneira de mensurar sua performance por meio de experiências positivas alcançadas por outras empresas.

Sun Tzu, em “A Arte da Guerra”, já dizia que “se conhecermos o inimigo e a nós mesmos, não precisaremos temer o resultado de uma centena de combates. Se nos conhecemos, mas não ao inimigo, para cada vitória sofreremos uma derrota. Se não nos conhecemos, nem ao inimigo, sucumbimos em todas as batalhas”.  E isso pode e deve ser levado para dentro do seu mercado de atuação. Resolver problemas comuns de trabalho, administrar conflitos de gestão e sobreviver no mercado são formas de guerra, conduzidas sob as mesmas normas.

Pode-se considerar a ferramenta Benchmarking, mesmo sendo complexa e mesclada por várias etapas, como um método que, com facilidade, visa a aperfeiçoar continuamente os produtos, serviços, estratégias e processos internos de uma organização.

Mas afinal, o que é o Benchmarking?

A origem vem do principio japonês dantotsu, processo de busca e superação dos pontos fortes dos concorrentes. No ocidente passou a ser visto como uma nova forma de estratégia competitiva, tendo sido adotado por várias grandes empresas.

David T. Kearns a define: “Benchmarking é um processo contínuo de medição de produtos, serviços e práticas em relação aos mais fortes concorrentes ou às empresas reconhecidas como líderes em suas indústrias.”.

Não é somente comparar e copiar, é também avaliar e melhorar o próprio negócio, já que sua metodologia pode ser aplicada dentro da própria empresa. Pode-se dizer também que observar o que os concorrentes fazem ajuda a melhorar o próprio negócio, por isso o benchmarking vai muito além de uma mera comparação: ele avalia a qualidade, a estratégia e os serviços da concorrência, igualando-os ou aumentando seu padrão de exigência.

O objetivo principal do benchmarking é entender completamente as melhores práticas de outras empresas e empreender ações para atingir tanto o melhor desempenho quanto menores custos.

Qual a Importância?

A ferramenta não é um livro de receitas, solicitando apenas a procura por ingredientes que, usados de maneira correta farão o sucesso do bolo.  A identificação das melhores práticas e a projeção de um desempenho futuro, possibilitando, ao longo do processo, coletar informações que permitam a fixação de metas e desempenhos realistas, gerando informações relevantes para que as empresas conheçam as diferentes maneiras de lidar com situações e problemas semelhantes e criando, assim, a capacidade de aprimorar seus próprios processos de trabalho.

Os Desafios

O principal desafio para uma organização competitiva é elevar a expectativa do mercado ofertando bens e serviços a níveis de qualidade mais altos do que aqueles oferecidos pelos concorrentes.  A prática traz o benefício competitivo de forma sustentável, dando também à empresa a possibilidade de identificar processos que levem à melhoria contínua.

Os funcionários também podem aprender com seus colegas por meio do trabalho em equipe. Equipes fornecem um conjunto de valores, incentivam a aprendizagem por fornecer construtivamente apoio, incentivo e reconhecimento a seus integrantes.

O benchmarking não é, portanto uma ação de espionagem ou simplesmente cópia. Na verdade é um aprendizado como uma maneira humilde e coerente, sendo uma forma de aceitar que outra empresa é mais eficiente em determinado processo e que, por meio de análise e comparação, pode aprender com os seus resultados.

Existem pelo menos 4 tipos de benchmarking,:

– Benchmarking Competitivo: caracterizado por ter como alvo principal as práticas dos nossos concorrentes.

– Benchmarking Interno: busca pelas melhores práticas que ocorrem dentro da organização em departamentos diferentes. Sua vantagem é a facilidade na obtenção de parcerias a custo mais baixo, além da valorização do pessoal interno.

– Benchmarking genérico: Consiste na comparação de métodos e processos de trabalho com os de uma empresa que têm processos inovadores e, assim, identificar as melhores práticas.

– Benchmarking Funcional: Fundamentado em um ponto específico, pode existir ou não dentro da própria organização. Serve para troca de informações sobre uma atividade bem definida.

Como fazer?

Não existe um modelo de benchmarking universalmente considerado como o melhor para todos os casos.

Por meio da prática da atividade pode-se se identificar algumas formas de incentivo ao envolvimento dos funcionários nas atividades de benchmarking da empresa, por meio do trabalho em grupo, direcionado para que os colaboradores busquem novas ideias e, ao término desta ação, os grupos compartilhem informações por meio de seminários organizados pela empresa, nos quais os chefes de cada divisão da empresa têm oportunidade para atuar, estabelecendo prioridades a serem desenvolvidas e consideradas.

Concurso de melhores ideias, em que grupos de representantes de cada divisão ou departamento da empresa mostrem aos demais os melhores projetos desenvolvidos pelo grupo.

As questões fundamentais para dar início ao benchmarking são:

Temos as informações certas para tomada de decisão dentro e fora da empresa? Quais são nossos indicadores de desempenho? Sabemos medir e acompanhar nosso progresso na execução de estratégias preestabelecidas? Como avaliar os impactos das ações aplicadas no negócio?

Os processos de benchmarking consistem em cinco fases: Planejamento, análise, integração, ação e maturidade. Esta é alcançada quando as melhores práticas forem agregadas a todas as técnicas empresariais. O benchmarking, portanto, será o modelo de executar o trabalho e os níveis de performance,  que passarão a melhorar continuamente no rumo de uma posição de liderança.

Blog ACMinas 

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