Como otimizar o tempo de trabalho da sua equipe

Se você tem uma boa equipe profissional, mas ainda assim percebe que os prazos parecem curtos e apertados para o volume de trabalho, é hora de rever suas operações. Para isso, você não precisa necessariamente fazer uma nova contratação – a solução ideal pode ser reavaliar os processos e otimizar o tempo de trabalho da sua equipe e de cada colaborador.

Melhorar a utilização do tempo trará maior produtividade para sua equipe e criará um ambiente de trabalho mais agradável. Vamos explorar a seguir algumas pequenas práticas que podem fazer diferenças surpreendentes na eficiência de seu dia de trabalho.

Organização mental e física

Ter uma mesa de trabalho ou os arquivos no seu PC completamente desorganizados vai custar muito tempo e transformar tarefas simples em tarefas irritantes, demoradas. Separe um tempo diário para organizar sua mesa e seus arquivos adequadamente. Cada pausa de 5 minutos para encontrar um arquivo ou anotações em um ambiente desorganizado pode somar uma grande perda de tempo ao fim do dia e acabar com seu humor e produtividade.

Organizar a sua lista de tarefas e obrigações com cuidado é de suma importância para otimizar a produtividade. Faça isso diariamente, se possível. Estabelecida esta organização, defina as prioridades e execute suas obrigações de acordo com a ordem definida.

Mantenha a caixa de e-mails organizada

Pode parecer uma necessidade superestimada, mas está longe disso. A maior parte da comunicação corporativa atual acontece via e-mail, mas todos sabemos como é difícil manter a caixa de entrada sem e-mails não lidos. Isso torna a busca por mensagens anteriores uma tarefa mais complexa do que deveria ser.

Separe um tempo para criar pastas por clientes, assuntos ou relevância. O que for mais eficiente para deixar sua caixa de entrada mais organizada e evitar que você perca mensagens importantes. Pode até tomar um pouco de tempo no início, mas depois, tendo deixado tudo no lugar mais apropriado, você verá como seu trabalho ficará mais fácil e prático.

A tecnologia está do seu lado

Muitos podem pensar que a tecnologia leva à perda de foco e a distrações, mas esta é uma percepção equivocada. Você pode usar ferramentas digitais para impulsionar sua otimização da produtividade e tornar sua rotina mais organizada.

Já enumeramos algumas ferramentas e softwares que auxiliam em suas tarefas e no planejamento do tempo, como Connecteam e Trello. Aproveite e veja nosso artigo onde enumeramos outras aplicações que podem ajudá-lo em seu trabalho.

Saber delegar para otimizar

Se você é gestor, não pode acumular tarefas demais. Especialmente porque na sua ausência (que pode ser frequente devido a reuniões com diretoria e clientes, por exemplo) o trabalho pode ser interrompido. Os atrasos e prejuízos que esta situação provoca podem ser enormes – isto sem contar o  potencial de gerar frustrações dentro da equipe.

Tenha, portanto, colaboradores competentes e delegue a eles as responsabilidades que lhes possam ser repassadas. Isso não só agiliza o trabalho como também mostra que você deposita confiança em sua equipe.

Se precisar, pratique e cronometre

Otimizar tempo e produtividade: pratique!

Quase tudo na vida é treino. Não seria diferente com o aproveitamento do seu tempo.

Se você dominar suas ferramentas e a dinâmica de suas atividades, vai poupar um tempo enorme que seria desperdiçado, por exemplo, tentando adivinhar a funcionalidade de um software que não conhece, ou executando uma tarefa sobre a qual não tem o devido conhecimento. Aprimorar seus conhecimentos nunca é demais.

E por último, mas não menos importante:

Não se esqueça do descanso!

Você já viu essa dica aparecer aqui no blog antes, não é verdade?

Claro, se a sua mente estiver estressada, cansada e precisando de um tempinho, ela não vai conseguir se concentrar adequadamente no trabalho. É assim que o corpo humano funciona. O ideal é que você vá para o trabalho bem-disposto, cheio de energia e dirija seu foco para as tarefas e desafios de todos os dias. Para isso, nada melhor que cultivar uma vida social saudável e descansar horas suficientes.

Continue acompanhando, comentando e compartilhando nossos posts. Até a próxima!

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